Apostille vs Legalisasi: Perbedaan hingga Proses Pengajuannya

Apostille dan legalisasi adalah proses hukum untuk mengesahkan dokumen resmi seperti ijazah, akta kelahiran, transkrip nilai, atau SKCK agar diakui dan sah digunakan di luar negeri. Akan tetapi, meskipun tujuannya sama, apostille vs legalisasi memiliki perbedaan mendasar. Apa perbedaan apostille dan legalisasi?

Perbedaan Apostille vs Legalisasi

Perbedaan apostille dan legalisasi dapat dilihat terutama pada alur proses, instansi yang menangani, serta negara tujuannya.

1. Instansi yang Menangani

Apostille hanya memerlukan satu pintu/otoritas tunggal di Indonesia, yaitu Kementerian Hukum (Kemenkum) melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (Ditjen AHU). Kemenkum akan menerbitkan satu lembar/sertifikat Apostille yang menempel pada dokumen Anda. 

Dokumen yang di-Apostille langsung bisa dipakai di negara tujuan tanpa perlu cap tambahan. Berbeda dengan proses legalisasi konvensional yang membutuhkan rantai verifikasi yang panjang dan berlapis. 

Alurnya biasanya dimulai dari legalisasi di instansi penerbit dokumen untuk beberapa dokumen lalu dilanjut dengan legalisasi di Kemenkum. Setelah mendapatkan legalisasi di Kemenkum, Anda perlu legalisasi dokumen di Kemenku lalu terakhir legalisasi dokumen di Kedutaan Besar atau Konsulat negara tujuan di Indonesia. 

2. Cakupan Negara Tujuan 

Apostille hanya berlaku di negara-negara yang telah menandatangani dan meratifikasi Konvensi Den Haag 1961 (Apostille Convention). Contoh negara Apostille: Indonesia, Belanda, Amerika Serikat, Australia, Inggris, Jerman, Korea Selatan, Jepang, dll. Legalisasi konvensional dilakukan jika negara tujuan Anda bukan anggota Konvensi Den Haag.

3. Waktu dan Biaya

Proses apostille cenderung lebih cepat dan lebih hemat biaya karena Anda mungkin hanya perlu membayar satu kali di layanan Kemenkum. Legalisasi konvensional memakan waktu lebih lama karena harus Anda perlu memproses verifikasi di beberapa instansi berbeda, serta biayanya cenderung terus bertambah secara bertahap di setiap instansi. 

Baca Juga: Jasa Dokumen Luar Negeri Indonesia: Penerjemahan, Legalisasi, Apostille

Dokumen yang Sering di-Apostille dan Legalisasi

Berikut adalah daftar dokumen yang paling sering di-Apostille dan dilegalisasi, dikelompokkan berdasarkan kategorinya:

1. Dokumen Kependudukan & Pencatatan Sipil

Dokumen-dokumen ini biasanya dibutuhkan untuk pengurusan visa, izin tinggal, pernikahan di luar negeri, atau pewarganegaraan:

• Akta Kelahiran
• Akta Perkawinan atau Buku Nikah
• Akta Perceraian
• Akta Kematian
• Kartu Keluarga (KK) dan KTP
• Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) 
• Surat Keterangan Belum Menikah

2. Dokumen Pendidikan & Akademik

Dibutuhkan bagi Anda yang ingin melanjutkan studi, mendaftar beasiswa, atau melamar kerja di luar negeri:

• Ijazah 
• Transkrip Nilai
• Surat Keterangan Lulus (SKL)
• Sertifikat Kursus atau Pelatihan yang diakui secara resmi

3. Dokumen Hukum & Bisnis

Sering diurus oleh pelaku usaha yang ingin mendirikan perusahaan cabang, melakukan investasi, atau mengurus kontrak internasional:

• Akta Pendirian Perusahaan dan Perubahan Anggaran Dasar
• Surat Keputusan (SK)
• Surat Kuasa (Power of Attorney)
• Kontrak Bisnis / Perjanjian Kerjasama
• Sertifikat Merek Dagang / Paten (HAKI)
• Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) atau NIB (Nomor Induk Berusaha)

4. Dokumen Notariil & Kesehatan

• Surat Pernyataan / Affidavit yang dibuat di hadapan Notaris
• Surat Keterangan Sehat (Medical Check-up) untuk keperluan kerja atau studi
• Dokumen Terjemahan Tersumpah (Sworn Translation)

Bagaimana Proses Apostille dan Legalisasi? 

Berikut ini proses pengajuan layanan apostille dan legalisasi di Indonesia.

1. Cek negara tujuan untuk memastikan negara itu anggota Konvensi Apostille atau bukan.
2. Jika negara tujuan merupakan anggota konvensi, Anda bisa mengajukan di laman Layanan AHU. Masukkan data-data yang diperlukan dan unggah dokumen yang ingin di-Apostille. Lakukan pembayaran PNBP melalui kode voucher yang dikirimkan. Cetak Sertifikat Apostille di kantor pusat Ditjen AHU atau Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM terdekat sesuai pilihan.
3. Apabila negara tujuan bukan anggota konvensi, Anda mungkin perlu pengesahan oleh notaris untuk dokumen tertentu. Selanjutnya, dokumen perlu dilegalisasi di Kemenkum melalui Direktorat Jenderal AHU. Setelah lolos dari Kemenkum, dokumen dilegalisasi di Kementerian Luar Negeri melalui Stempel Asli. Tahap terakhir adalah membawa dokumen yang telah berstempel Kemenkumham dan Kemenlu ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal negara tujuan yang ada di Indonesia.

Baca Juga: Legalisasi Kedutaan: Syarat, Proses, dan Tips Agar Cepat Selesai

Jasa Apostille dan Legalisasi Dokumen Terbaik di Indonesia

Untuk proses yang lebih efektif, Wordnesia jadi one stop solution untuk Anda. Sebagai penyedia jasa apostille dan legalisasi dokumen terbaik di Indonesia, Wordnesia memiliki tim profesional yang berpengalaman dalam menangani berbagai macam keperluan pengesahan dokumen. 

Dengan kemampuan dan pengalaman tim kami, proses apostille dan legalisasi dokumen Anda pun dijamin tidak akan menemui hambatan. Hubungi kontak CS Wordnesia untuk informasi layanan lebih lengkapnya.