Penyebab Sertifikat Apostille oleh Kedutaan Besar: Bagaimana Solusinya?

Sertifikat Apostille dirancang untuk menyederhanakan legalisasi dokumen publik agar berlaku di negara asing tanpa perlu melalui rantai birokrasi yang rumit. Meski demikian, dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu membawa sertifikat apostille ini ke Kedutaan Besar negara tujuan. 

Beberapa kasus sertifikat apostille ditolak oleh Kedutaan. Apa penyebab sertifikat apostille ditolak oleh Kedutaan Besar?

Penyebab Sertifikat Apostille Ditolak oleh Kedutaan Besar dan Solusinya

Sertifikat apostille dapat ditolak oleh Kedutaan Besar negara tujuan beberapa alasan berikut.

1. Dokumen Belum Melewati Legalisasi Tahap Awal

Sebelum mengajukan permohonan apostille, beberapa dokumen tertentu harus lebih dahulu dilegalisasi oleh instansi penerbit. Contoh, dokumen pendidikan harus dilegalisir terlebih dahulu oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan atau notaris (bila salinannya). 

Apabila tahapan ini dilewati, sertifikasi apostille mungkin ditolak oleh Kedutaan Besar karena mereka hanya menerima apostille dari otoritas yang kompeten yang ditunjuk negara asal. Solusinya Anda harus urus ulang dokumen, lalu ajukan apostille kembali.

2. Negara Tujuan Belum Meratifikasi Konvensi Apostille

Dokumen yang sudah diberi stiker/sertifikat Apostille dari Kemenkumham tetap akan ditolak oleh kedutaan jika negara tersebut belum menjadi anggota Konvensi Apostille. Negara-negara non-Apostille biasanya mewajibkan jalur legalisasi konvensional, yakni Kemenkumham – Kemenlu – Kedutaan. 

Solusinya Anda perlu cek negara tujuan Apostille di laman resmi HCCH lalu lakukan legalisasi konvensional, jika negara tujuan belum meratifikasi apostille.

3. Masalah Pada Dokumen Asal

Terdapat masalah pada dokumen asal seperti dokumen tidak sah. Apostille hanya berlaku untuk dokumen yang ditandatangani oleh pejabat atau otoritas yang sah. Jika dokumen yang diajukan memiliki tanda tangan yang tidak sah atau tidak dapat diverifikasi, maka apostille akan di tolak.

Jika dokumen tersebut cacat atau dikeluarkan oleh pihak yang tidak berwenang, solusinya Anda harus mengurus penerbitan ulang dokumen asli ke instansi penerbit yang sah terlebih dahulu.

Beberapa dokumen memiliki masa berlaku, misalnya SKCK atau surat keterangan yang punya masa berlaku, yakni sekitar 6 bulan. Jika dokumen diajukan setelah masa berlakunya, maka sertifikat apostille akan ditolak oleh Kedutaan. Untuk mengatasi permasalahan ini Anda harus meminta dokumen baru dari instansi penerbit lalu apostille ulang.

4. Adanya Kerusakan pada Dokumen

Adanya kerusakan pada sertifikat apostille seperti sertifikat apostille yang luntur atau terlepas. Solusinya jangan membongkar dokumen lalu ajukan penggantian apostille jika sudah terlanjur rusak.

5. Apostille Tidak Sah

Kedutaan hanya menerima apostille dari otoritas yang kompeten yang ditunjuk negara asal. Jika Anda menggunakan jasa apostille, pastikan Anda telah memastikan jasa tersebut resmi dan terdaftar. 

Anda bisa cek portofolio serta ulasan klien sebelumnya. Supaya Anda tidak membuang-buang waktu Anda solusinya Anda bisa percayakan keperluan apostille Anda ke Wordnesia yang memiliki tim profesional serta berpengalaman dalam mengurus legalisasi dokumen.

Baca Juga: Syarat Apostille Dokumen dan Cara Mengurusnya

Cara Mencegah Sertifikat Apostille Ditolak 

Penolakan biasanya terjadi karena masalah pada dokumen, jenis pengesahannya, atau persyaratan khusus negara tujuan. Berikut cara menghindarinya.

1. Pastikan negara tujuan menerima apostille dan cek status hubungan kedua negara di situs HCCH.
2. Pastikan dokumen dasarnya valid karena dokumen harus asli atau salinan yang dilegalisir notaris/instansi penerbit. Dokumen-dokumen tertentu seperti ijazah juga harus melalui legalisasi awal di instansi yang menerbitkan terlebih dahulu. 
3. Urutan pengesahan harus, contoh alur umumnya, dokumen asli → legalisasi/tanda tangan instansi atau notaris → verifikasi di Kemenkum → apostille. Melewati satu tahap saja bisa membuat apostille ditolak.
4. Perhatikan masa berlaku, seperti SKCK, surat keterangan belum menikah.
5. Banyak negara meminta terjemahan oleh penerjemah tersumpah ke bahasa resmi mereka. Anda perlu menanyakan urutannya apostille dulu lalu terjemahan, atau sebaliknya. 
6. Jaga fisik dokumen: Apostille harus menyatu dengan dokumen. Jangan dilaminasi karena kedutaan tidak bisa memeriksa keasliannya.
7. Pastikan nomor, tanggal, dan nama di dokumen sama persis dengan paspor. Perbedaan ejaan nama jadi alasan penyebab penolakan yang sangat umum.

Itulah beberapa penyebab apostille ditolak oleh Kedutaan Besar lengkap dengan solusi dan cara mencegahnya.